Entre 3 000 et 8 000 CHF. C'est ce que perd en moyenne chaque année une PME suisse au décompte TVA effectif en ne récupérant pas correctement la TVA sur ses notes de frais. Un café d'affaires à 8 CHF, un repas client à 120 CHF, un taxi pour un rendez-vous important... Ces petites dépenses s'accumulent, et avec elles, une TVA récupérable qui dort.
Vous êtes au taux de la dette fiscale nette (TDFN) ? Vous pouvez passer votre chemin, cet article ne vous concerne pas, vous ne récupérez pas la TVA sur vos achats, c'est le principe même de cette méthode simplifiée.
Vous êtes au décompte effectif ? Alors continuez à lire, car nous avons remarqué que même lorsque la récupération est possible, beaucoup d'entrepreneurs renoncent face aux reçus illisibles, justificatifs incomplets et confusion sur les règles applicables. Résultat : de l'argent laissé sur la table, et des heures perdues à gérer manuellement chaque note de frais.
Trois questions pour vous : êtes-vous certain d'être dans la bonne méthode de décompte TVA ? Vos justificatifs sont-ils conformes aux exigences de l'art. 26 LTVA ? Et combien de temps perdez-vous chaque mois à traiter manuellement vos notes de frais ?
La TVA en deux lignes : comprendre pour mieux récupérer
La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt indirect que vous payez sur vos achats et que vous facturez à vos clients. Mais avant de parler de récupération de TVA, une question essentielle : quelle méthode de décompte avez-vous choisie ?
Si vous avez opté pour le taux de la dette fiscale nette(art. 37 LTVA - méthode des taux sectoriels), vous avez volontairement choisi la simplicité : vous versez au fisc un pourcentage fixe de votre chiffre d'affaires selon votre secteur d'activité. Les taux 2025 sont par exemple de6,2% pour les professions libérales(avocats, fiduciaires, conseillers d'entreprises, services informatiques),5,3% pour la restauration et l'hôtellerie(hors hébergement), ou encore2,1% pour le commerce de biensau taux normal et l'hébergement hôtelier. L'avantage ? Une gestion administrative allégée. L'inconvénient ? Vous ne pouvez pas déduire la TVA payée sur vos achats professionnels.Dans ce cas, récupérer la TVA sur vos notes de frais n'est pas possible, et cet article ne vous concerne pas directement.
Si vous êtes au décompte effectif (méthode standard selon art. 28 LTVA), le principe est celui-ci : vous déduisez la TVA que vous avez payée sur vos dépenses professionnelles (impôt préalable) de celle que vous collectez sur vos ventes, et ne versez au fisc que la différence. C'est dans ce cas de figure que la récupération de TVA sur vos notes de frais prend tout son sens et peut représenter plusieurs milliers de francs d'économies par an. Mais attention : cette récupération est soumise à des règles strictes de justification.
Les règles d'or pour récupérer la TVA: la dépense doit être strictement liée à votre activité assujettie (art. 28 al. 1 let. a LTVA), justifiée par une pièce justificative conforme aux exigences de l'art. 26 LTVA mentionnant la raison sociale du fournisseur et du destinataire, le montant HT et TTC avec indication du taux de TVA applicable (8,1% taux normal, 2,6% taux réduit, 3,8% taux spécial hébergement). Sans ces éléments, l'Administration Fédérale des Contributions (AFC) refusera systématiquement la déduction.
Le casse-tête des notes de frais sans nom d'entreprise
C'est là qu'il faut bien connaître les règles. Votre collaborateur paie un repas client avec sa carte personnelle, le ticket de caisse indique "Total : 85 CHF TTC". Bonne nouvelle : selon l'art. 26 al. 3 LTVA et l'art. 57 OTVA, pour les tickets de caisse d'un montant inférieur ou égal à 400 CHF, la mention du destinataire n'est pas obligatoire. Vous pouvez donc récupérer la TVA sur ce ticket, à condition bien sûr que la dépense soit liée à votre activité.
En revanche, l'AFC exige que la facture mentionne les éléments de l'art. 26 al. 2 LTVA : raison sociale du fournisseur, montant HT et TTC avec indication du taux de TVA applicable (8,1%, 2,6% ou 3,8%), et numéro IDE TVA du fournisseur. Pour les montants supérieurs à 400 CHF, une facture complète avec identification du destinataire devient obligatoire.
Autre tolérance importante selon l'Info TVA 09 : pour les dépenses manifestement professionnelles (nuitées d'hôtel, vols intérieurs, abonnements téléphoniques), l'AFC admet la déduction de l'impôt préalable même si les factures sont établies au nom de vos employés. L'employeur peut déduire l'impôt préalable sur la part des frais qu'il prend en charge.
La solution pragmatique reste toutefois de demander systématiquement une facture nominative au nom de l'entreprise pour les dépenses importantes. Pour les petites dépenses quotidiennes, privilégiez l'utilisation de cartes d'entreprise. Et conservez scrupuleusement tous les justificatifs en documentant le contexte professionnel : avec qui, pour quel projet, dans quel but. Cette documentation facilitera le travail de votre fiduciaire et démontrera votre bonne foi en cas de contrôle fiscal.
Pour aller plus loin : digitaliser vos notes de frais et sécuriser votre TVA
Gérer manuellement des dizaines de notes de frais par mois, c'est le quotidien de nombreuses PME suisses : tickets qui s'accumulent au fond du portefeuille, soumission groupée tous les 3 mois quand le collaborateur y pense enfin, classeurs qui débordent de justificatifs papier, et au final... des heures perdues à tout ressaisir en comptabilité sans même être certain de la conformité TVA.
Chez DHAC, nous aidons nos PME clientes à sortir de ce processus archaïque.L'objectif n'est pas seulement de gagner du temps, mais surtout de sécuriser la récupération de TVA en s'assurant de la conformité des justificatifs dès la dépense.
Le principe est simple : votre collaborateur paie, prend une photo du ticket avec son smartphone, et l'envoie par email. Cela crée automatiquement une demande de remboursement digitale où tout est lié et archivé en ligne. Plus de tickets perdus, plus de classeurs, plus de saisies manuelles. Mais surtout, cela nous permet de nous concentrer sur l'essentiel :valider la conformité du justificatif avec les exigences de l'art. 26 LTVA, et vérifier que la dépense est bien liée à l'activité.
En tant que Partenaire Officiel Odoo, nous mettons en place ces processus digitalisés via le module Odoo Expense, mais notre valeur ajoutée va bien au-delà de l'outil : nous configurons le système selon vos spécificités (taux sectoriels, règles de validation, workflows d'approbation), nous formons vos équipes aux bonnes pratiques de justification TVA, et nous assurons la liaison directe avec votre comptabilité pour que vos décomptes TVA soient justes et conformes.
Résultat ? Vos collaborateurs sont remboursés plus rapidement, vous récupérez la TVA à laquelle vous avez droit sans risque lors d'un contrôle AFC, et votre fiduciaire passe moins de temps sur l'administratif pour se concentrer sur le conseil à valeur ajoutée. C'est ça, la comptabilité digitale à la suisse : précision, conformité, et efficacité.
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Chez DHAC, nous digitalisons votre processus de notes de frais en moins de 2 semaines
- Photo du ticket → Validation TVA automatique → Comptabilisation
- Conformité garantie art. 26 LTVA
- Zéro risque lors des contrôles AFC
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